Suivi des loyers Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Suivi Loyers et repérez les colonnes Locataire, Bien loué, Ville, Loyer HC, Charges et Loyer Total.
2. Remplacez les exemples par vos propres locataires et biens, puis renseignez le mois et la date d'échéance prévus au bail.
3. À la réception d'un règlement, saisissez la date de paiement, le montant payé et le mode de paiement : virement, prélèvement, chèque ou espèces.
4. Vérifiez le Statut et les Jours retard calculés par le tableau. Un paiement partiel doit rester enregistré avec son montant exact, pas avec le montant théorique.
5. Consultez le Tableau de bord pour contrôler les encaissements et les loyers encore attendus.
6. Utilisez l'onglet Mode d'emploi lorsque vous reprenez le fichier ou avant de le transmettre à une personne chargée de la gestion.

Le bailleur particulier avec quelques logements

Un propriétaire qui loue deux studios et un T2 n'a pas besoin d'un logiciel immobilier lourd pour contrôler ses encaissements mensuels. Le tableau permet de rapprocher, pour chaque bien, le loyer attendu et le montant reçu. Avec trois logements à 650 €, 780 € et 1 040 € charges comprises, la somme à encaisser est de 2 470 € ; une ligne à 400 € révèle immédiatement un impayé partiel de 640 €.

L'onglet Suivi Loyers (image 1) présente les colonnes Locataire, Bien loué, Ville, Loyer HC (€), Charges (€), Loyer Total (€), Mois, Date échéance, Date paiement, Montant payé (€), Mode paiement, Statut et Jours retard. Les en-têtes verts, les bordures et l'alignement centré rendent la lecture rapide, même sur une liste courte.

La gestion familiale et la SCI

Une personne qui gère les biens d'une famille ou d'une SCI peut saisir les règlements au fil de l'eau, plutôt que d'attendre la fin du mois. C'est particulièrement utile autour du 5, du 10 ou de toute autre date d'échéance prévue au bail. Le propriétaire qui reçoit 6 virements sur 7 peut identifier le septième dossier sans fouiller toute sa messagerie.

Le modèle convient aussi à une petite agence ou à un assistant administratif qui suit un portefeuille limité. Pour un parc de 12 logements, une ligne par locataire et par période donne 144 lignes sur une année : Excel reste lisible si les saisies sont faites régulièrement.

Le contrôle avant la relance

Le Tableau de bord (image 2) sert à prendre du recul sur les paiements et les montants suivis. Le Mode d'emploi (image 3) accompagne la prise en main. La bonne pratique consiste à enregistrer le montant réellement versé, notamment lorsqu'un locataire paie 500 € au lieu de 680 €, puis à relancer sur l'écart exact.

Une échéance conforme au bail

Le bail fixe la date et la périodicité du paiement. Le tableau doit donc reprendre cette échéance, sans inventer une date uniforme pour tous les locataires. Le loyer et les charges doivent être distingués : une provision pour charges doit faire l'objet d'une régularisation au moins annuelle selon l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.

Pour une location vide, le dépôt de garantie est plafonné à 1 mois de loyer hors charges ; pour une location meublée, il peut atteindre 2 mois hors charges, conformément à l'article 22 de cette même loi. Ce dépôt n'est pas un loyer encaissé : ne le mélangez jamais avec la colonne Montant payé.

Les justificatifs et la relance

À chaque paiement, conservez le relevé bancaire, le reçu ou la preuve du chèque avec la ligne correspondante. La quittance de loyer doit distinguer le loyer et les charges ; elle est remise gratuitement au locataire qui la demande lorsque le paiement est intégral. Pour un paiement incomplet, remettez un reçu indiquant la somme versée.

Les actions en paiement des loyers et charges se prescrivent par 3 ans, selon l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Le tableau ne remplace pas les pièces : gardez les baux, états des lieux, quittances et preuves de règlement pendant la durée utile du dossier. Pour une location détenue par une entreprise, les pièces comptables sont en principe conservées 10 ans.

Un choix de suivi qui évite les confusions

La méthode la plus sûre est de saisir une ligne par locataire et par échéance, plutôt que de mettre plusieurs mois dans une seule cellule. Ainsi, un loyer de 1 040 € attendu et 400 € reçu affiche clairement un solde de 640 € à traiter. Ne comptabilisez comme payé que l'argent effectivement reçu, jamais une promesse de virement.

The same line-by-line discipline applies to tracking reimbursements, where each payment must be matched to its actual amount rather than to an expected transfer.

Le paiement partiel passé pour un règlement complet

C'est le cas le plus coûteux à repérer trop tard. Un locataire doit 920 € avec charges et verse 600 € : si vous saisissez seulement la date de paiement sans renseigner 600 € dans Montant payé, le tableau peut donner une impression trompeuse de règlement. L'écart de 320 € doit rester visible jusqu'à son encaissement ou à la mise en place d'un accord écrit.

Dans le fichier, Camille Dubois est enregistrée avec 1 040 € payés, Julien Martin avec 680 €, tandis que Chloé Bernard affiche 0 € et aucune date de paiement. Ces exemples montrent la différence entre une échéance créée et un encaissement réellement constaté ; ils doivent être remplacés ou prolongés avec vos propres lignes.

Les dates saisies comme du texte

Écrire 05/07/2026 dans une cellule qui contient du texte empêche les calculs de retard et les tris chronologiques. Excel ne peut pas comparer correctement une vraie date avec un texte qui lui ressemble. Testez la cellule en la reformatant en date et saisissez toujours les dates au format JJ/MM/AAAA.

Les charges oubliées et les doublons

Un loyer HC de 780 € et 75 € de charges donnent 855 €, pas 780 €. Sur 12 mois, l'oubli représente 900 € de charges non suivies pour un seul logement. À l'inverse, une même remise de chèque saisie deux fois gonfle artificiellement les encaissements et peut conduire à une relance injustifiée.

Le mauvais réflexe consiste à corriger l'historique en écrasant l'ancienne valeur. Préférez une note ou une nouvelle ligne de régularisation identifiable. Pour un retard de 15 jours, indiquez la date réelle du paiement et vérifiez le statut avant d'envoyer une relance ; un virement reçu mais non rapproché n'est pas un impayé.

A rent ledger also needs a cash flow forecast to spot the gap between recorded receipts and actual timing before a reminder goes out.

Le rituel de cinq minutes après les encaissements

Choisissez un moment fixe, par exemple le mardi matin après le téléchargement du relevé bancaire. Pour 8 logements, consacrer 5 minutes à chaque encaissement suffit souvent à renseigner 8 dates et montants, au lieu de reconstituer 31 jours d'opérations à la fin du mois.

Commencez par les mouvements bancaires, puis recherchez le locataire et le bien dans Suivi Loyers. Saisissez le montant exact reçu, même s'il s'agit de 400 € sur un loyer attendu de 680 €. Cette discipline conserve l'écart visible et évite les relances basées sur une estimation.

Les contrôles à accrocher à la clôture mensuelle

• Le dernier jour du mois, vérifiez chaque ligne sans date de paiement et filtrez les statuts à traiter.
• Le premier jour ouvré suivant, comparez le total payé avec les crédits du compte bancaire dédié.
• À la fin du trimestre, exportez une copie datée du fichier et conservez-la avec les justificatifs.
• Avant une relance, contrôlez le bien, le mois, l'échéance et le montant réellement dû.

Le Tableau de bord (image 2) devient votre point de contrôle : servez-vous-en après chaque mise à jour, pas seulement en décembre. Le Mode d'emploi (image 3) doit rester dans le classeur pour qu'un conjoint, un associé ou un salarié comprenne les colonnes sans vous appeler.

Le moment de quitter Excel

Le tableur reste pertinent pour quelques biens et un historique maîtrisé. Passez à un logiciel de gestion locative lorsque vous dépassez environ 50 logements, que plusieurs personnes saisissent simultanément ou que vous devez automatiser quittances, relances, révisions de loyer et rapprochement bancaire. Excel est alors un bon export de contrôle, mais plus le meilleur outil central.