Échéancier paiements Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Paramètres et remplacez les clients d’exemple par vos propres clients, catégories et délais de paiement de 30, 45 ou 60 jours.
2. Dans Échéancier, saisissez une facture sur une ligne : référence, client, contact, ville, SIRET, date, montant HT et taux de TVA.
3. Vérifiez le montant réglé TTC. Laissez 0 € si rien n’est encaissé, ou renseignez un acompte comme 4 500 € sur une facture de 11 184 € TTC.
4. Ajoutez la date de règlement et le mode de règlement lorsque le paiement est reçu. Gardez une référence facture unique pour éviter les doublons.
5. Contrôlez la date d’échéance calculée : une facture datée du 05/01/2026 avec 30 jours arrive au 04/02/2026.
6. Consultez Synthèse pour lire le solde à recouvrer, le nombre de retards, les montants par statut et les encaissements prévus par mois.
7. Avant chaque relance, filtrez les lignes et vérifiez le statut, les jours de retard, le solde et les commentaires.

Un échéancier de paiement sert surtout aux petites structures qui facturent à crédit et doivent savoir quel client doit combien, et à quelle date. Un auto-entrepreneur en micro-entreprise peut y inscrire ses prestations du mois ; une assistante de gestion en SARL y suit les acomptes, les règlements partiels et les relances ; un responsable administratif du bâtiment y contrôle les factures de sous-traitance et de travaux.

Le besoin revient chaque semaine quand les virements bancaires arrivent, puis plus fortement à la fin du mois. Avant une échéance de TVA, le fichier aide à distinguer le chiffre facturé du cash réellement encaissé : ce ne sont pas les mêmes montants.

Une vue adaptée aux factures B2B

L’onglet Échéancier (image 1) affiche 19 colonnes : référence facture, client, contact, ville, SIRET, date facture, délai, échéance, HT, taux TVA, TVA, TTC, réglé, solde, date de règlement, statut, jours de retard, mode de règlement et commentaires. Pour une boutique en ligne qui émet 300 factures par mois, les 100 lignes préparées ne suffisent pas pour tout l’historique mensuel : utilisez plutôt un fichier par période ou archivez les lignes clôturées.

Pour une entreprise de bâtiment de 4 salariés, imaginez 20 factures mensuelles de 3 000 € HT au taux de 20 %. Cela représente 72 000 € TTC facturés sur un mois ; deux acomptes non encaissés créent vite un trou de trésorerie supérieur à 10 000 €. Ici, le suivi du solde est plus utile qu’une simple liste de factures.

Quand ouvrir le fichier

Le lundi, saisissez les nouvelles factures et les règlements de la semaine précédente. Le vendredi, filtrez les statuts En retard et Partiellement réglé pour préparer les relances. Le trésorier d’une association peut aussi l’utiliser pour suivre les cotisations ou prestations facturées, à condition de conserver les justificatifs dans un espace séparé.

En France, le délai de paiement entre professionnels est en principe de 30 jours par défaut à compter de la réception de la facture ou de l’exécution de la prestation. Un délai convenu de 60 jours à compter de la facture reste le plafond habituel, avec des règles particulières pour certaines activités. Le modèle propose directement 30, 45 ou 60 jours dans Paramètres : choisissez le délai prévu dans vos conditions de vente, pas celui qui arrange le client.

Une facture de 12 500 € HT au taux normal de TVA 20 % donne 2 500 € de TVA et 15 000 € TTC. Avec 4 800 € HT à 10 %, la TVA est de 480 € et le TTC de 5 280 €. L’onglet Échéancier (image 1) calcule ces deux montants à partir des colonnes Montant HT et Taux TVA.

Les taux intégrés dans Paramètres

L’onglet Paramètres (image 3) contient quatre taux sélectionnables : 20 % normal, 10 % intermédiaire, 5,5 % réduit et 2,1 % particulier. Le taux de 10 % concerne notamment certains travaux de rénovation, transports et prestations de restauration ; 5,5 % vise par exemple certains produits alimentaires et livres. Le taux de 2,1 % est réservé à des opérations précises, notamment certains médicaments remboursables et titres de presse.

Ne confondez pas facture émise et encaissement. En franchise en base, la facture porte la mention adaptée et aucune TVA n’est collectée ; au réel normal, la déclaration CA3 est généralement mensuelle ; au réel simplifié, la déclaration CA12 est annuelle. Le tableau suit des montants commerciaux TTC, mais il ne remplace pas une déclaration fiscale.

Les mentions à vérifier

Chaque facture doit notamment comporter un numéro séquentiel unique, la date, l’identité des parties, le SIRET, les conditions de paiement et la TVA détaillée par taux lorsque celle-ci s’applique. Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € doivent aussi être traitées selon les règles applicables. Conservez les pièces comptables pendant 10 ans ; le fichier ne doit pas être votre seul archivage.

Le premier raté coûteux consiste à saisir le montant réglé en HT au lieu du TTC. Une facture de 9 320 € HT à 20 % vaut 11 184 € TTC : si vous inscrivez 9 320 € dans Montant réglé, le solde affiché restera artificiellement gonflé de 1 864 €. Le mode d’emploi le précise : saisissez le paiement TTC.

L’acompte mal interprété

Un paiement partiel n’est pas un règlement complet. Sur une facture de 11 184 € TTC, un acompte de 4 500 € laisse 6 684 € à recouvrer ; le statut doit rester Partiellement réglé. Inscrire la date de règlement définitive trop tôt donne une fausse piste lors de la relance.

Autre cas vu régulièrement : la référence FAC-2026-014 est recréée avec une variation minime, comme FAC2026-014. Vous obtenez deux lignes pour la même créance, deux relances et une synthèse surestimée. Gardez une numérotation séquentielle et recherchez la référence avant chaque ajout.

Le délai client oublié

Une facture pour un grand compte réglée à 45 jours ne doit pas être paramétrée à 30 jours. Sur 20 000 € TTC, dix jours d’écart peuvent déclencher une relance inutile et détériorer la relation commerciale. À l’inverse, utiliser 60 jours pour tous les clients retarde vos alertes et masque un impayé réel.

La formule de statut utilise la date du jour : une facture dont le solde est nul devient Réglé ; une facture échue avec solde devient En retard ; un acompte maintient Partiellement réglé. La colonne Jours de retard reste donc à contrôler après ouverture du fichier, surtout si votre Excel ne recalcule pas automatiquement.

Le fichier ne remplace pas la preuve

Un commentaire comme Règlement reçu ne remplace ni le relevé bancaire ni l’avis de virement. Pour un contrôle fiscal, une contestation client ou un dossier de recouvrement, conservez facture, bon de livraison, échanges et justificatif de paiement pendant 10 ans.

Un échéancier abandonné après quinze jours ne sert à rien. Accrochez sa mise à jour à une tâche qui existe déjà : saisissez les encaissements juste après le rapprochement bancaire, puis contrôlez les retards avant la relance du vendredi.

Une routine courte et tenable

• Lundi matin : ajoutez les factures émises et vérifiez les délais clients.
• Après la banque : mettez à jour Montant réglé, Date règlement et Mode de règlement.
• Vendredi : filtrez En retard et Partiellement réglé, puis notez l’action dans Commentaires.
• Fin de mois : comparez Total encaissé avec le relevé bancaire et consultez les encaissements prévus.

Dans Paramètres (image 3), centralisez les clients et leurs délais au lieu de corriger chaque ligne. Les listes déroulantes évitent les variantes comme Virement bancaire, virement ou Vir ; gardez les libellés proposés pour que la Synthèse regroupe correctement les statuts.

Lire la synthèse sans se raconter d’histoire

L’onglet Synthèse (image 2) affiche le total facturé TTC, le total encaissé, le solde à recouvrer, le montant moyen, le taux d’encaissement et le nombre de factures en retard. Ses 3 graphiques donnent une lecture rapide, mais la décision se prend dans les lignes détaillées : 25 000 € d’encaissements prévus en mars ne signifient pas 25 000 € disponibles le 1er mars.

Dupliquez le fichier avant une modification importante et archivez une copie mensuelle en lecture seule. Quand vous dépassez 100 factures actives, que plusieurs personnes saisissent en même temps ou que les relances doivent partir automatiquement, passez à un logiciel de facturation ou de gestion du recouvrement. Le tableur reste très efficace pour une petite équipe tant que le volume et la responsabilité de saisie restent maîtrisés.

Le Mode d’emploi (image 4) rappelle les zones jaunes, les calculs automatiques et les codes couleur. Lisez-le une fois avec votre équipe : 10 minutes d’explication évitent des heures de correction en fin de mois.