Planning covoiturage Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Planning Trajets et commencez par vérifier les lignes d’exemple. Elles montrent le format attendu pour les dates, heures, distances et montants.
2. Attribuez un ID à chaque trajet, puis renseignez la date, le conducteur, le véhicule, le lieu de départ et le lieu d’arrivée.
3. Saisissez l’heure de départ au format HH:MM, le nombre de places disponibles et le nombre de passagers déjà inscrits.
4. Indiquez la distance en kilomètres et le coût de carburant. Le fichier utilise ces données pour afficher les places restantes et le coût par passager.
5. Mettez à jour la colonne Statut lorsque le trajet est ouvert, complet ou annulé, puis utilisez Confirmation pour suivre la réponse de chaque participant.
6. Consultez l’onglet Tableau de bord pour contrôler la situation globale des trajets et l’onglet Mode d’emploi en cas de doute sur une colonne.
7. Enregistrez une copie datée du fichier à chaque période de planification. Pour un planning mensuel, dupliquez le classeur et conservez l’ancienne version en archive.

Le bon outil pour les trajets récurrents

Un planning covoiturage Excel convient à une entreprise qui coordonne les déplacements de ses salariés sans vouloir déployer immédiatement une plateforme dédiée. Le responsable de bureau, l’assistante de gestion ou le référent mobilité peut préparer les départs de la semaine, tandis que les salariés consultent le conducteur, le véhicule et l’heure prévue.

Le besoin apparaît souvent le jeudi ou le vendredi pour organiser la semaine suivante : réunion sur un autre site, chantier, formation ou déplacement entre deux agences. Pour une entreprise du bâtiment avec 4 salariés qui se rendent sur 3 chantiers, une ligne par trajet évite les messages contradictoires dans une conversation instantanée. Le conducteur est identifié, la Peugeot 208 ou la Renault Clio est connue, et les places disponibles sont visibles.

Des usages différents selon la structure

Une association peut utiliser le fichier pour transporter 8 bénévoles vers un événement, avec plusieurs conducteurs et des horaires distincts. Une PME de 20 personnes peut réserver le tableau aux trajets de plus de 50 km, là où le partage du carburant devient réellement intéressant. Un particulier peut aussi s’en servir pour une semaine de covoiturage entre 3 collègues travaillant dans la même zone.

Le modèle est également adapté aux déplacements ponctuels. Un trajet Paris-Lyon de 465 km, conduit par Julien Petit avec 4 places disponibles et 3 passagers inscrits, apparaît sur une seule ligne ; le responsable n’a pas à recouper un agenda, une feuille papier et des SMS. L’image 1 montre précisément cette logique : les 16 colonnes vont de l’ID jusqu’à Confirmation, avec le parcours et les données financières au même endroit.

Quand le tableau devient utile

À partir de 5 à 10 trajets par semaine, la mémoire du groupe ne suffit plus. Le fichier prend tout son sens au début d’une saison de déplacements, lors d’un déménagement de locaux ou avant une série de réunions intersites. Pour 300 déplacements mensuels, il faudra toutefois filtrer par date, lieu ou conducteur afin de ne pas transformer le planning en liste illisible.

Partager des frais, pas créer une activité commerciale

Le covoiturage est défini par l’article L3132-1 du Code des transports : le conducteur partage un trajet avec des passagers et ne doit pas réaliser de bénéfice. La participation doit rester limitée aux frais réellement supportés, notamment le carburant, les péages et, selon le cas, les frais directement liés au déplacement. C’est la raison pour laquelle la colonne Coût carburant du modèle doit rester documentée par une estimation cohérente, et non devenir un prix libre par personne.

Exemple : un trajet de 315 km avec 38,50 € de carburant et 3 passagers inscrits peut être réparti selon la règle retenue par l’entreprise. En revanche, facturer 80 € à chacun alors que les frais réels atteignent 45 € ressemble à une activité lucrative, pas à un simple partage de coûts.

La prise en charge par l’employeur

Le forfait mobilités durables peut couvrir le covoiturage comme conducteur ou passager, sous réserve des conditions applicables dans l’entreprise. En 2026, l’exonération sociale et fiscale peut atteindre 600 € par salarié et par an, ou 900 € lorsque le forfait est combiné avec la prise en charge d’un abonnement de transport collectif, dans la limite et les conditions prévues par les textes. Gardez une trace des dates, trajets et justificatifs : le planning aide à établir cette preuve, mais ne remplace pas la politique interne ni les pièces demandées.

Le remboursement des frais professionnels doit aussi être séparé d’un avantage accordé à tous les salariés. Une entreprise peut retenir un barème interne ou rembourser des frais justifiés ; elle ne doit pas mélanger dans la même colonne un coût de carburant, une indemnité kilométrique et une contribution du passager. Dans le tableau, utilisez donc un libellé constant et conservez les justificatifs hors du fichier.

RGPD et accès aux données

Les noms des conducteurs et passagers sont des données personnelles. Le RGPD impose de limiter l’accès aux personnes qui organisent les trajets, de ne pas conserver une ancienne liste indéfiniment et d’informer les salariés de l’usage du fichier. Pour 20 participants, un classeur protégé par mot de passe et stocké dans un espace professionnel est nettement préférable à une pièce jointe envoyée à 30 destinataires.

Un plan d’intégration séparé peut alors servir à suivre qui a accès au classeur, qui en est responsable et quand les listes nominatives doivent être supprimées.

Une place annoncée ne vaut pas une place confirmée

Le problème le plus courant est de confondre Places dispo. et Passagers inscrits. Un conducteur indique 4 places, trois collègues répondent oui, puis un quatrième passager est ajouté dans un message sans que le tableau soit modifié. Le jour du départ, une personne reste sur le quai ou le véhicule n’est pas adapté. Avec la colonne Places restantes, ce décalage doit être corrigé dès qu’une inscription arrive.

Le cas inverse coûte aussi du temps : un désistement n’est pas retiré. Le planning affiche 3 passagers, alors que le conducteur part seul avec deux sièges inutilisés. Sur 10 trajets par semaine, 2 confirmations oubliées suffisent à rendre les statistiques et la répartition des frais peu fiables.

Des coûts saisis au hasard

Un coût carburant de 55,00 € pour 465 km peut être cohérent selon le véhicule et le prix du carburant. En revanche, saisir 20,00 € pour un trajet de 580 km ou 150,00 € pour 110 km fausse immédiatement le coût par passager. Une différence de 30,00 € sur 12 trajets représente 360,00 € de frais mal répartis en un mois.

Ne mélangez pas non plus le coût total du véhicule et la contribution demandée à chaque passager. Si 3 passagers partagent 55,00 €, le coût moyen est de 18,33 € par passager lorsque le conducteur est exclu du partage ; si l’entreprise applique une autre règle, écrivez-la dans le Mode d’emploi. Le tableur calcule, il ne décide pas de votre politique de remboursement.

Le trajet modifié au dernier moment

Changer Lyon en Marseille sans actualiser la distance, l’horaire ou le véhicule crée une ligne incohérente. C’est fréquent lorsqu’un responsable copie une ancienne ligne et oublie une colonne. L’image 1 rend ce contrôle possible : le départ, l’arrivée, l’heure, la distance et le véhicule sont côte à côte, au lieu d’être dispersés dans plusieurs documents.

Enfin, un fichier partagé sans version de référence finit par produire trois plannings différents. Une copie dans le dossier commun, un fichier envoyé par courriel et une capture d’écran dans un groupe peuvent afficher des confirmations contradictoires. Désignez un seul fichier maître et indiquez clairement la date de dernière mise à jour.

Le rendez-vous de cinq minutes

Le plus efficace est d’accrocher la mise à jour à un moment déjà existant. Chaque vendredi à 16 h, le référent ouvre Planning Trajets, prépare les départs de la semaine suivante et relance uniquement les lignes sans confirmation. Pour 15 trajets hebdomadaires, cinq minutes de contrôle par jour valent mieux qu’une correction générale le lundi matin.

Le lundi, vérifiez les changements de dernière minute : absence, véhicule indisponible, chantier déplacé ou nouvel inscrit. Une ligne avec 4 places disponibles et 4 passagers inscrits mérite un contrôle avant le départ, même si le statut semble complet.

Réduire les saisies qui dérapent

• Dupliquez le planning du mois précédent, puis supprimez les anciennes lignes plutôt que de reconstruire les 16 colonnes.
• Utilisez toujours le même format de date, JJ/MM/AAAA, et le format HH:MM pour les horaires. Une date écrite comme du texte ne se filtre pas correctement.
• Conservez les noms de villes et de conducteurs avec une orthographe identique. Paris, paris et PARIS deviennent vite trois valeurs différentes dans une synthèse.
• Actualisez les places inscrites dès la réception d’une confirmation, puis vérifiez le coût par passager avant de communiquer le montant.

L’image 2 montre le Tableau de bord : utilisez-le après la saisie, pas à la place de celle-ci. Il sert à repérer les volumes et les écarts, tandis que Planning Trajets reste la source opérationnelle. L’image 3 présente le Mode d’emploi ; gardez cet onglet dans le classeur lorsque plusieurs personnes se relaient.

Le moment de changer d’outil

Le tableur reste adapté à une petite équipe et à quelques dizaines de trajets par mois. Passez à une solution collaborative ou à un logiciel de mobilité lorsque plusieurs sites modifient le fichier en même temps, que les réservations dépassent 300 par mois ou que vous devez gérer des notifications, des comptes salariés et un historique complet.