Fiche intervention Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Instructions pour repérer les règles de saisie et les colonnes calculées à ne pas modifier.
2. Dans Interventions, renseignez une nouvelle ligne avec le numéro, la date, le client, le contact, la ville et le technicien.
3. Sélectionnez le type d’intervention, le statut, le taux de TVA et l’état de facturation dans les listes déroulantes.
4. Ajoutez la description, les heures de début et de fin, puis le déplacement HT. Laissez les colonnes calculées faire leur travail.
5. Contrôlez le taux horaire récupéré depuis Listes, la durée, la main-d’œuvre, le total HT, la TVA et le total TTC.
6. Consultez Tableau de bord pour vérifier le volume, le taux de réalisation, les montants moyens et les interventions non facturées.
7. Avant la clôture du mois, filtrez Interventions sur Facturé ? = Non et mettez à jour chaque ligne concernée.

Pour les équipes qui enchaînent les missions

Une fiche intervention sert au responsable d’une entreprise de dépannage, au conducteur de travaux ou à l’assistante qui reçoit les comptes rendus des techniciens. Chaque passage garde une trace du client, du contact, de la ville, du motif et du statut. Avec quatre techniciens et 80 missions dans le mois, une ligne par intervention évite de mélanger les heures, les déplacements et les factures.

L’onglet Interventions (image 1) affiche 21 colonnes, de N° intervention à Commentaires. Les champs saisis sont notamment la date, le client, le technicien, la description, les heures, le déplacement, la TVA et l’état Facturé ?. Les colonnes Durée, Taux horaire, Main-d’œuvre, Total HT, TVA (€) et Total TTC sont calculées.

Une saisie adaptée aux petites structures

Un artisan avec 4 salariés peut inscrire le dépannage du lundi dès son retour de chantier, puis passer le statut de En cours à Terminée. Une société de maintenance peut distinguer Installation, Maintenance préventive, Dépannage et Contrôle, ce qui facilite la lecture de l’activité en fin de semaine.

Le modèle convient aussi à une équipe qui prépare ses factures chaque vendredi. Par exemple, une intervention de 2,5 heures avec un taux de 68 € HT et 35 € de déplacement produit 170 € de main-d’œuvre et 205 € HT avant TVA. Le tableau de bord reprend ensuite les volumes et les montants sans ressaisie.

Les quatre onglets du classeur

Listes (image 2) regroupe les techniciens, leurs tarifs horaires, les statuts, les types, les taux de TVA et les choix Oui/Non. Tableau de bord (image 3) rassemble les indicateurs et les graphiques. Instructions (image 4) rappelle la saisie, les colonnes calculées, la clôture mensuelle et les précautions RGPD.

Choisir le taux correspondant à la prestation

Le fichier propose des taux de TVA de 20 %, 10 % et 5,5 % dans la liste fournie. Le taux normal de 20 % concerne la majorité des prestations ; 10 % peut viser certains travaux de rénovation dans les conditions prévues par la réglementation, tandis que 5,5 % concerne des opérations éligibles, notamment certains travaux d’amélioration énergétique. Le taux à sélectionner doit correspondre à la prestation réellement facturée.

Exemple : avec 205 € HT et 20 % de TVA, la TVA est de 41 € et le total TTC de 246 €. Avec 10 %, la TVA serait de 20,50 € et le TTC de 225,50 €. Le modèle applique directement le taux choisi à la colonne Total HT.

Ne pas confondre fiche d’intervention et facture

La fiche documente la mission ; elle ne remplace pas une facture complète. La facture doit notamment comporter l’identité et l’adresse du vendeur et du client, la date, un numéro séquentiel, le SIRET, les conditions de paiement, le détail HT et TVA, ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu’il est requis.

Une facture B2B se règle en principe sous 30 jours, sauf délai convenu dans le cadre légal, avec un plafond habituel de 60 jours à compter de la facture. En cas de retard, l’indemnité forfaitaire de recouvrement est de 40 €. Gardez les pièces comptables pendant 10 ans : exportez ou archivez les éléments utiles avec vos justificatifs.

Attention aux données des contacts

Les noms et coordonnées relèvent du RGPD. L’onglet Instructions rappelle de limiter les données au besoin professionnel. Ne saisissez pas de commentaire médical ou d’information personnelle inutile ; contrôlez aussi les accès au fichier partagé.

Une heure de fin manquante bloque le calcul

Le calcul de durée dépend des heures de début et de fin. Si un technicien saisit 08:30 mais oublie 11:00, la durée et la main-d’œuvre restent vides. Pour une équipe de 60 interventions mensuelles, 8 lignes incomplètes peuvent représenter plusieurs heures non valorisées et une facture sous-évaluée.

Autre piège : saisir 11:00 comme 11:00 PM ou renseigner une heure dans un format texte. Le résultat ne sera pas exploitable. Utilisez le format horaire affiché et contrôlez les interventions dont le Total HT est vide.

Le mauvais taux ou le mauvais technicien coûte immédiatement

Le taux horaire vient de Listes grâce à VLOOKUP. Si le nom sélectionné ne correspond pas exactement à la liste, le calcul peut retourner zéro. Une intervention de 3 heures avec un taux attendu de 72 € représente 216 € de main-d’œuvre ; avec un taux non récupéré, ces 216 € disparaissent du total.

Ne corrigez pas directement la colonne Taux horaire : mettez à jour le tarif du technicien dans Listes. C’est plus sûr et cela évite deux tarifs différents pour la même personne.

Le déplacement et la facturation sont souvent oubliés

Un déplacement de 45 € HT non saisi réduit d’autant le montant facturable. De même, laisser Facturé ? sur Non après l’émission de la facture fausse l’indicateur des impayés à traiter. Sur 12 interventions à 45 €, l’oubli représente 540 € HT non repris.

Enfin, une TVA de 20 % appliquée à une prestation éligible à 10 % crée un écart de 20,50 € sur 205 € HT. Le modèle calcule correctement le choix saisi, mais il ne décide pas du taux légal à votre place.

Un rendez-vous fixe vaut mieux qu’une mise à jour improvisée

Bloquez 15 minutes chaque vendredi pour compléter les lignes de la semaine : horaires, déplacement, statut, commentaires et facturation. À la fin du mois, faites un second passage avant la déclaration de TVA ou l’envoi des factures. Cette routine évite de reconstituer 40 interventions à partir de messages et de carnets.

• Utilisez les listes déroulantes au lieu de retaper les statuts et les noms.
• Ne modifiez pas les colonnes calculées L, N, O, P, R et S.
• Filtrez les lignes sur Facturé ? = Non avant la clôture.
• Comparez le tableau de bord avec les factures émises.

Contrôler avant de transmettre

Le Tableau de bord (image 3) affiche le nombre total, les interventions terminées, le taux de réalisation, le chiffre d’affaires HT et TTC, la durée moyenne, le montant moyen HT et les interventions non facturées. Les graphiques donnent une lecture rapide des statuts, des techniciens et des types.

Pour une équipe de 5 techniciens et 100 lignes mensuelles, ce contrôle prend quelques minutes si chaque intervention est saisie au fil de l’eau. Dupliquez le fichier pour conserver un archivage mensuel, puis protégez la version clôturée en lecture seule.

Quand passer à un logiciel

Le tableur reste adapté à une petite équipe et à un suivi limité. Passez à un logiciel de gestion des interventions lorsque plusieurs personnes modifient les mêmes lignes en temps réel, que les clients exigent des signatures numériques ou que le volume dépasse plusieurs centaines de missions par mois. Excel reste alors utile pour exporter et contrôler les données, mais ne doit plus être le seul outil opérationnel.