Stocks & Achats
Gestion de stock et facturation Excel - Modèle Gratuit
Modèle Excel pour gérer les produits, les stocks, les factures, la TVA, les paiements en retard et les indicateurs commerciaux.
2026-09-15
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Ce modèle Excel relie le stock aux ventes facturées pour éviter les sorties oubliées et les ruptures. Il contient les onglets Produits_Stock, Factures, Tableau_de_bord et Mode_emploi, avec 100 lignes préparées pour les produits et les factures.
Vous saisissez les références, les quantités, les prix, les clients et les règlements. Les formules calculent le stock disponible, la TVA, les totaux HT et TTC, les retards de paiement et la valeur du stock.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Relier chaque vente à une référence produit existante grâce à une liste déroulante.
- Calculer automatiquement le stock disponible avec le stock initial, les entrées et les sorties facturées.
- Repérer les articles dont le stock passe sous le seuil minimum avec le statut À réapprovisionner.
- Obtenir les totaux HT, la TVA collectée et les montants TTC pour chaque ligne de facture.
- Suivre le nombre de factures, le panier moyen HT et le taux de factures payées.
- Identifier les factures En attente ou En retard avec le nombre de jours calculé.
- Visualiser le chiffre d’affaires par client et l’état du stock dans trois graphiques.
Le guide pas à pas
- Étape 1 — Ouvrez l’onglet Produits_Stock et renseignez une référence unique, une désignation, une catégorie, un fournisseur et sa ville.
- Étape 2 — Complétez le stock initial, les entrées, le stock minimum, le prix d’achat HT, le prix de vente HT et le taux de TVA. Les colonnes calculées ne doivent pas être écrasées.
- Étape 3 — Dans Factures, saisissez le numéro, les dates, le client, la ville, la référence produit et la quantité vendue.
- Étape 4 — Contrôlez la désignation, le prix unitaire HT, le taux de TVA et les montants calculés. Une référence absente affiche Référence inconnue.
- Étape 5 — Choisissez le statut Payée, En attente ou En retard, puis renseignez la date de règlement lorsque le client a payé.
- Étape 6 — Consultez Tableau_de_bord pour contrôler le chiffre d’affaires, la TVA collectée, les paiements, la valeur du stock et les réapprovisionnements.
- Étape 7 — Lisez Mode_emploi avant la première saisie et vérifiez les montants HT, TTC et le taux de TVA avant d’émettre une facture.
Les fonctionnalités incluses
Onglet Produits_Stock avec les colonnes référence, désignation, catégorie, fournisseur, stocks, prix HT, TVA et statut.
Formules SUMIF pour cumuler les sorties facturées par référence produit.
Calcul automatique du stock disponible et de sa valeur HT.
Listes déroulantes pour les catégories, les taux de TVA, les références produits et les statuts de paiement.
Onglet Factures avec 100 lignes préparées et calcul automatique des totaux HT, TVA et TTC.
Calcul du retard en jours avec la date du jour pour les factures non payées échues.
Tableau_de_bord avec indicateurs, synthèses par statut et par client, plus trois graphiques.
Qui utilise ce fichier pour suivre ses produits et ses ventes
Ce fichier convient à une petite activité qui vend des articles et doit relier les sorties de stock aux factures. Une épicerie, un café, une boutique en ligne, un grossiste local ou une association qui revend des produits peut centraliser ses références dans Produits_Stock, puis saisir chaque vente dans Factures.
L’onglet Produits_Stock (image 1) affiche les champs Référence, Désignation, Catégorie, Fournisseur, Ville fournisseur, Stock initial, Entrées, Sorties facturées, Stock disponible, Stock minimum, Prix d’achat HT, Prix de vente HT, TVA, Valeur du stock HT et Statut stock. Les trois premiers exemples portent sur du café, du thé et des biscuits. Avec 42 unités initiales de café, 10 entrées et 8 sorties facturées, le stock disponible ressort à 44 unités.
Pour une boutique ou un commerce de proximité
Une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois peut enregistrer une ligne par article vendu. Le choix de P-CAF-001 dans Factures complète automatiquement Café grains 1 kg, son prix de vente HT et son taux de TVA grâce à VLOOKUP. Les sorties sont ensuite reprises dans Produits_Stock par SUMIF, sans double saisie du stock vendu.
Pour le suivi de la facturation client
Un responsable administratif de SARL peut saisir les factures chaque vendredi, tandis que le dirigeant consulte le tableau avant la relance client. L’image 2 montre l’onglet Factures avec les dates, le client, la référence, la quantité, le statut et les colonnes de calcul. La facture FAC-2026-003, destinée à Hôtel Bellecour, est déjà marquée En retard dans l’exemple fourni.
Le trésorier d’une association peut aussi utiliser cette logique pour suivre les ventes d’une buvette au début d’une saison. Pour 20 produits, 50 ventes mensuelles et un contrôle hebdomadaire, le fichier reste lisible ; au-delà de plusieurs milliers de lignes, une solution dédiée devient plus adaptée.
Les règles françaises à contrôler avant chaque facture
Le tableur calcule les montants, mais il ne valide pas votre régime fiscal. En France, le taux normal de TVA est de 20 %, le taux intermédiaire de 10 %, le taux réduit de 5,5 % et le taux super-réduit de 2,1 %. Le modèle propose des taux dans Produits_Stock, dont la liste située en Q2:Q5 sert à la validation des cellules M2:M101.
Pour un produit alimentaire courant, le taux de 5,5 % peut s’appliquer ; un produit ou un service différent peut relever de 20 %. Le café grains 1 kg de l’exemple est paramétré à 5,5 %, tandis que la liste disponible contient aussi 20 %, 10 % et 5,5 %. Vérifiez chaque catégorie de produit avant émission : le fichier ne remplace pas l’analyse de la facture.
Régime de TVA et déclaration
La franchise en base dispense de facturer la TVA tant que les seuils applicables sont respectés ; le réel simplifié fonctionne notamment avec une déclaration CA12 annuelle, tandis que le réel normal utilise généralement une CA3 mensuelle. Le modèle calcule une TVA collectée, mais ne prépare ni CA3 ni CA12.
Les mentions d’une facture doivent notamment comprendre l’identité du vendeur et du client, le numéro séquentiel, les dates, le SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire lorsque requis, les quantités, les prix HT et la TVA détaillée par taux. En B2B, le délai de paiement est de 30 jours par défaut et peut atteindre 60 jours selon les conditions convenues. Une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € peut s’ajouter en cas de retard.
Conservation et facturation électronique
Les pièces comptables se conservent 10 ans. L’onglet Factures sert de suivi opérationnel : il ne constitue ni une facture PDF, ni un fichier compatible Chorus Pro, ni une facture Factur-X. Pour une micro-entreprise, une EI, une SASU ou une SARL, contrôlez donc la forme de la facture et les obligations de facturation électronique applicables à votre dossier.
Les sorties de stock et les impayés qui font dérailler les comptes
Le problème le plus coûteux vient d’une vente saisie sans référence produit fiable. Si 30 unités sont facturées avec une référence mal recopiée, la formule affiche Référence inconnue et les sorties ne diminuent pas le bon article. À 25 € HT l’unité, l’écart représente déjà 750 € de stock théorique faux.
Une facture oubliée change tout le stock
Le stock disponible est calculé ainsi : stock initial + entrées - sorties facturées. Pour un article démarré à 42 unités, avec 10 entrées et 8 sorties, le résultat est 44. Si les 8 sorties restent dans un carnet papier et ne sont jamais saisies dans Factures, Excel affiche 52 unités : vous risquez de promettre une marchandise absente.
L’erreur inverse consiste à saisir deux fois la même facture. Une vente de 8 unités de café devient alors 16 sorties, soit une différence de 8 unités et 239,20 € de chiffre d’affaires TTC si le prix est 29,90 € HT avec 20 % de TVA. Le contrôle du numéro de facture et du client avant validation évite ce doublon.
TVA et prix : le mauvais réflexe
Ne modifiez pas le prix de vente HT dans Factures pour corriger une remise ponctuelle : cette colonne est alimentée depuis Produits_Stock. Si le tarif change, mettez à jour la fiche produit avant les nouvelles factures, mais gardez à l’esprit que les anciennes lignes peuvent alors refléter le nouveau prix dans ce modèle.
Un taux de 20 % appliqué par erreur à une vente de 1 000 € HT produit 200 € de TVA au lieu de 55 € avec un taux de 5,5 %, soit 145 € d’écart. Ce n’est pas un simple problème de présentation : le montant déclaré et le montant réclamé au client ne correspondent plus.
Enfin, le retard est calculé selon la date d’échéance, le statut et TODAY. Une facture marquée Payée sans date de règlement masque le défaut de suivi ; une facture En retard doit être vérifiée avec le contrat et les justificatifs de livraison.
Comment installer ce suivi dans la routine du vendredi
Le meilleur usage de ce fichier est une routine courte et fixe. Bloquez 15 minutes chaque vendredi : ajoutez les entrées reçues dans Produits_Stock, saisissez les ventes de la semaine dans Factures, puis contrôlez les lignes dont le statut indique À réapprovisionner.
Une saisie qui ne dérape pas
- Utilisez les listes déroulantes plutôt que de retaper les catégories, les taux et les statuts.
- Attribuez un numéro séquentiel à chaque facture, par exemple FAC-2026-001, FAC-2026-002 et FAC-2026-003.
- Ne remplacez pas les formules des colonnes calculées : désignation, prix, TVA, totaux, retard et stock sont alimentés automatiquement.
- Conservez une copie datée du fichier à chaque clôture mensuelle, par exemple Stock_Facturation_2026-03.xlsx.
Le contrôle mensuel qui vaut le coup
Le jour de la relance client, ouvrez Tableau_de_bord (image 3). Vous y trouvez le chiffre d’affaires HT et TTC, la TVA collectée, le nombre de factures, le panier moyen HT, la valeur totale du stock, le nombre d’articles à réapprovisionner et le taux de factures payées.
L’image 3 montre aussi trois graphiques : le chiffre d’affaires HT par client, la répartition des factures par statut et la comparaison du stock disponible avec le stock minimum. Si le tableau affiche 100 factures mais que votre registre en compte 125, le fichier a atteint ses 100 lignes préparées dans Factures : archivez un ancien exercice ou passez à un outil dimensionné pour davantage d’enregistrements.
Enfin, l’onglet Mode_emploi (image 4) rappelle les cinq étapes de saisie et le code couleur : les cellules jaunes sont à renseigner ou modifier, les autres sont calculées. C’est la bonne feuille à imprimer pour une assistante qui reprend le suivi sans connaître le fichier.
Questions fréquentes sur ce modèle
L’onglet Produits_Stock contient 100 lignes préparées, de la ligne 2 à la ligne 101. Au-delà, il faut étendre les formules, les validations et les plages utilisées par le tableau de bord ; pour plusieurs milliers de références, préférez un logiciel de gestion de stock.
Oui. La colonne Sorties facturées additionne les quantités de Factures par référence avec SUMIF. Le stock disponible correspond au stock initial augmenté des entrées et diminué des sorties facturées.
Non. Il suit les ventes et calcule les montants, mais ne génère pas de document de facture, de PDF, de Factur-X ou de dépôt Chorus Pro. Vous devez reprendre les données dans votre outil de facturation conforme.
La liste contient 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %. Le taux choisi dans Produits_Stock est repris dans Factures. Contrôlez toutefois le taux applicable à chaque produit avant l’émission, car le fichier ne détermine pas le régime fiscal.
La colonne Retard de paiement compare la date d’échéance à TODAY. Elle compte les jours écoulés uniquement si la facture n’est pas marquée Payée et si la date d’échéance est dépassée.
Vérifiez que la référence saisie dans Factures existe exactement dans Produits_Stock. Utilisez la liste déroulante de la colonne Référence produit au lieu de retaper le code ; cela évite les espaces, caractères ou chiffres erronés.
Qui est derrière ce modèle