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Bon retour marchandise Excel - Modèle Gratuit
Gérez vos bons de retour, montants, délais, avoirs et litiges avec ce modèle Excel structuré pour les entreprises françaises.
2026-10-05
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Ce modèle Excel de bon retour marchandise centralise chaque retour client : référence produit, facture, quantité, état reçu, décision, avoir et statut. La feuille Retours calcule automatiquement les montants HT, la TVA et le TTC, contrôle le délai de 14 jours et signale les bons incomplets.
Le fichier comprend quatre onglets : Retours pour la saisie, Referentiel pour les produits, Synthèse pour le pilotage et Instructions pour le mode d'emploi. L'image 1 montre la grille de suivi avec ses 24 colonnes, tandis que les images 2 à 4 présentent le référentiel, le tableau de bord et les consignes.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Saisissez jusqu'à 100 bons de retour dans la feuille Retours, avec un numéro, les dates, le client et la facture concernés.
- Retrouvez automatiquement la désignation, la catégorie, le prix HT et le taux de TVA depuis l'onglet Referentiel grâce à la fonction VLOOKUP.
- Calculez sans ressaisie le montant HT, la TVA et le TTC d'un retour, par exemple 2 chaises à 159 € HT donnent 318 € HT et 381,60 € TTC à 20 %.
- Contrôlez le délai de réception : le fichier indique En attente, Dans le délai ou Hors délai selon les 14 jours suivant la demande.
- Repérez immédiatement les bons à vérifier grâce au contrôle automatique des références, de la quantité et des informations client.
- Suivez les avoirs totaux, partiels, échanges et refus avec un statut opérationnel : En attente, Contrôlé, Clôturé ou Litige.
- Pilotez les volumes, montants et motifs depuis la feuille Synthèse, avec deux graphiques dédiés aux motifs et aux statuts.
Le guide pas à pas
- Étape 1 — Ouvrez l'onglet Referentiel et ajoutez chaque produit dans les lignes disponibles : référence, désignation, catégorie, prix unitaire HT, taux de TVA et fournisseur.
- Étape 2 — Dans Retours, remplissez uniquement les cellules de saisie prévues : numéro du bon, dates, client, ville, SIRET, facture et référence produit.
- Étape 3 — Indiquez la quantité retournée, le motif, l'état à réception, la décision, l'émission de l'avoir, le statut et, si nécessaire, un commentaire.
- Étape 4 — Vérifiez les colonnes calculées : désignation, catégorie, prix, TVA, montants, délai de réception et contrôle du bon. Ne remplacez pas leurs formules.
- Étape 5 — Examinez l'état réel de la marchandise avant de choisir un avoir, un échange ou un refus. Un produit endommagé ne se traite pas comme un retour neuf.
- Étape 6 — Consultez Synthèse pour contrôler le nombre de bons, les quantités, les montants HT et TTC, les retours clôturés, les litiges et le taux d'avoirs émis.
- Étape 7 — Utilisez Instructions comme aide de contrôle avant la clôture, notamment pour le SIRET à 14 chiffres, les dates au format JJ/MM/AAAA et les obligations de confidentialité.
Les fonctionnalités incluses
Grille Retours avec les colonnes N° de bon, dates, client, ville, SIRET, facture, produit, quantité, motif, réception, décision, avoir et statut.
Listes déroulantes pour les références, motifs, états à réception, décisions, émission d'avoir et statuts.
Recherche automatique des informations produit avec VLOOKUP dans le référentiel de 100 lignes préparées.
Calculs automatiques des montants avec les fonctions IF et les formules de quantité, prix HT et taux de TVA.
Contrôle du bon indiquant Complet ou À vérifier, avec détection d'une référence inconnue.
Feuille Synthèse avec nombre de bons, quantité retournée, montants HT et TTC, montant moyen, clôtures, litiges et taux d'avoirs.
Deux graphiques dans Synthèse : répartition des motifs de retour et répartition des statuts.
Qui utilise un bon retour marchandise Excel en France
Le service client et l'entrepôt
Un bon retour marchandise sert à relier la demande du client à la réception physique, puis à la décision commerciale. Dans une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois, quelques retours hebdomadaires suffisent à créer des oublis si la demande, le colis et l'avoir restent dans trois fichiers différents.
Dans Retours, l'équipe renseigne le numéro du bon, la date de demande, la date de réception, le client, son SIRET, la facture et la référence produit. L'image 1 montre cette grille sur 100 lignes préparées, avec un filtre automatique et la première ligne immobilisée à l'écran pour garder les en-têtes visibles.
Un outil concret pour les petites entreprises
Le responsable d'une entreprise de distribution peut suivre les colis reçus par l'entrepôt, tandis que l'assistante administrative vérifie l'avoir. Un artisan qui vend du matériel informatique, une PME de mobilier ou une boutique de pièces détachées y trouvent le même fil de traitement, avec des motifs précis : produit défectueux, erreur de préparation, non-conformité, rétractation ou colis endommagé.
Exemple : un client retourne deux chaises à 159 € HT. Le fichier calcule 318 € HT, 63,60 € de TVA et 381,60 € TTC, sans ressaisie du prix ni du taux si CHA-300 existe dans Referentiel. Le statut peut rester En attente jusqu'au contrôle physique.
Un suivi utile à chaque moment
La saisie intervient à la demande du client, la vérification à la réception du colis et la clôture après décision. En fin de semaine, le responsable regarde les bons Hors délai ou À vérifier ; en fin de mois, il compare les retours défectueux et les avoirs avec les factures concernées.
L'image 2 montre Referentiel : les colonnes Référence produit, Désignation, Catégorie, Prix unitaire HT, Taux de TVA et Fournisseur servent de source aux recherches automatiques. Mettez-le à jour avant de créer un nouveau bon.
Les règles françaises à respecter pour un retour et un avoir
Rétractation, garantie et preuve du retour
Pour une vente à distance à un consommateur, le droit de rétractation est en principe de 14 jours à compter de la réception du bien, conformément aux articles L221-18 et suivants du Code de la consommation. Le fichier applique aussi un contrôle de 14 jours entre la demande et la réception, mais ce repère interne ne remplace pas l'analyse de la date légale de rétractation ni des exceptions applicables.
La garantie légale de conformité relève notamment des articles L217-3 et suivants du Code de la consommation. Un produit défectueux ne doit donc pas être classé automatiquement comme simple rétractation : choisissez le motif réel, notez l'état à réception et conservez la facture ainsi que les échanges avec le client.
TVA et émission de l'avoir
Un avoir doit reprendre les éléments nécessaires de la facture d'origine et corriger la TVA au taux applicable. Le taux normal est de 20 %, avec des taux de 10 %, 5,5 % et 2,1 % dans les cas prévus par la législation. Le référentiel fourni contient des exemples à 20 %, mais vous devez adapter chaque produit à son régime réel.
Pour deux articles à 249 € HT, le calcul donne 498 € HT, 99,60 € de TVA et 597,60 € TTC à 20 %. Décidez ensuite entre Avoir total, Avoir partiel, Échange ou Refus ; la feuille ne génère pas elle-même un document d'avoir.
Identification et conservation
Le bon doit permettre de retrouver le client et la facture : nom, adresse ou ville selon vos procédures, SIRET à 14 chiffres, numéro de facture et référence produit. Les pièces comptables et justificatifs se conservent généralement 10 ans, tandis que les données clients doivent être traitées selon le RGPD et les règles internes de confidentialité.
L'image 3 présente Synthèse, dont les indicateurs reposent sur les 100 lignes préparées de Retours. Ce tableau ne remplace ni une déclaration de TVA ni votre logiciel comptable : il sert à contrôler les montants et les décisions prises.
Les retours marchandises qui finissent en litige
Le colis reçu sans décision tracée
Le problème le plus coûteux n'est pas toujours le transport : c'est le colis posé dans un coin sans date de contrôle. Un retour de 600 € TTC laissé deux semaines en attente bloque l'avoir, agace le client et fausse la lecture du stock. Dans Retours, renseignez la date de réception, l'état, la décision et le statut dès que le colis est ouvert.
Ne confondez pas Ouvert, Endommagé et Incomplet. Un appareil ouvert mais complet ne se traite pas comme un colis incomplet ; cette distinction conditionne l'échange, le refus ou l'avoir partiel. Le champ Commentaire permet de garder une trace courte, par exemple d'une rayure ou d'un accessoire manquant.
La référence absente et le montant faux
Si vous saisissez une référence qui n'existe pas dans Referentiel, la désignation affiche Référence inconnue et les montants peuvent rester vides. C'est le cas classique d'une faute de frappe entre IMP-200 et IMP200. Corrigez d'abord la référence source ; ne remplacez pas la formule par un prix tapé à la main.
Une autre erreur fréquente consiste à saisir 20 au lieu de 20 % dans le taux de TVA du référentiel. Sur 1 000 € HT, le montant attendu est 200 € de TVA et 1 200 € TTC à 20 %. Un taux mal enregistré déforme immédiatement l'avoir et le suivi comptable.
Le SIRET et le délai négligés
Un SIRET comporte 14 chiffres. Un numéro incomplet empêche de rattacher proprement le retour au client et complique le contrôle de la facture. La validation du fichier limite la longueur du champ, mais elle ne vérifie pas à elle seule l'existence juridique de l'établissement.
L'image 1 met en évidence les colonnes Délai de réception et Contrôle du bon. Un retour demandé le 12/03/2026 et reçu le 05/04/2026 est marqué Hors délai par la formule, soit 24 jours : cette alerte doit déclencher une vérification, pas une clôture automatique.
Comment intégrer ce fichier à votre routine de retours
Le réflexe à trois moments
Le tableur fonctionne s'il accompagne le colis au lieu d'être rempli en fin de mois. Créez le bon dès la demande, complétez la réception le jour de l'ouverture et clôturez après la décision commerciale. Pour 20 retours mensuels, cinq minutes par dossier évitent une reprise de deux heures à la fin du mois.
- Chaque matin : filtrez les statuts En attente et les dates de réception vides.
- À la réception : saisissez la date, l'état réel et un commentaire factuel.
- Chaque vendredi : contrôlez les lignes Hors délai et À vérifier.
- Avant la clôture comptable : rapprochez les avoirs émis avec les factures et les montants de Synthèse.
Une saisie qui ne dérive pas
Ne modifiez que les cellules jaunes prévues dans Retours. Les listes déroulantes encadrent les motifs, décisions et statuts ; utilisez-les plutôt que des variantes comme Litige client ou avoir total, qui disperseraient les comptages de Synthèse.
L'image 4 montre Instructions, avec les rappels sur la saisie, les formules, le SIRET, les dates, la réception, le délai, le référentiel, le RGPD et le pilotage. Gardez cet onglet dans le fichier partagé pour que chaque personne applique la même méthode.
Le moment où Excel atteint sa limite
Ce modèle convient à un suivi de petite ou moyenne taille, avec 100 lignes opérationnelles préparées. Passez à un logiciel de gestion des retours lorsque plusieurs personnes modifient simultanément les dossiers, lorsque les retours dépassent régulièrement 100 lignes, ou lorsqu'il faut générer automatiquement des avoirs, historiser chaque modification et synchroniser le stock.
Mon choix est simple : Excel reste le plus rapide pour démarrer avec 10 à 30 retours par mois et une seule équipe. Au-delà de 100 dossiers actifs ou de plusieurs entrepôts, la traçabilité d'un outil dédié vaut mieux qu'un fichier partagé difficile à verrouiller.
Questions fréquentes sur ce modèle
Elle contient 24 colonnes, de N° de bon de retour à Contrôle du bon. Vous y saisissez les informations client, facture, produit, quantité, motif, réception, décision, avoir, statut et commentaire. Les colonnes de désignation, prix, TVA, montants, délai et contrôle sont calculées.
La feuille Retours est préparée sur 100 lignes, de la ligne 2 à la ligne 101. La Synthèse couvre ces 100 lignes. Si votre activité dépasse régulièrement cette capacité, un logiciel de gestion des retours sera plus adapté qu'une extension manuelle des formules.
Dans Referentiel, renseignez une ligne avec la référence, la désignation, la catégorie, le prix unitaire HT, le taux de TVA et le fournisseur. Faites-le avant la saisie du bon : la fonction VLOOKUP récupère ensuite automatiquement ces données dans Retours.
Non. Il calcule le montant HT, la TVA et le TTC et vous permet d'indiquer si l'avoir a été émis. Le document d'avoir doit être créé dans votre outil de facturation ou de comptabilité, en reprenant la facture d'origine et le taux de TVA applicable.
La formule compare la date de réception à la date de demande plus 14 jours. Une réception au-delà de cette limite affiche Hors délai. Il s'agit d'un contrôle de suivi interne ; il ne remplace pas l'analyse du droit de rétractation prévu par le Code de la consommation.
Le contrôle affiche À vérifier si la quantité n'est pas positive, si la référence produit ou le motif manque. Vérifiez également que la référence existe dans Referentiel et que le SIRET client comporte 14 chiffres avant de passer le bon à Clôturé.
Qui est derrière ce modèle