Fiche stock Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l’onglet « Suivi du stock » (image 1) et commencez à la première ligne libre. Les exemples présents servent de repères ; remplacez-les ou ajoutez vos propres articles.
2. Étape 2 — Renseignez la référence unique, la désignation, la catégorie, le fournisseur et l’emplacement.
3. Étape 3 — Saisissez le stock initial, les entrées, les sorties, le seuil d’alerte, le stock minimum, le prix unitaire HT et le taux de TVA.
4. Étape 4 — Laissez Excel calculer les colonnes Stock théorique, Valeur du stock HT, Prix unitaire TTC et Statut. Ne modifiez pas leurs formules.
5. Étape 5 — Actualisez la date de dernière mise à jour et ajoutez un commentaire dans Observations si nécessaire.
6. Étape 6 — Consultez l’onglet « Tableau de bord » (image 2), puis sélectionnez une référence dans la zone de consultation pour afficher ses informations.
7. Étape 7 — Adaptez les catégories, taux et emplacements dans « Listes et consignes » (image 3) si votre organisation l’exige.

Un outil pour les petites équipes

Une fiche de stock vierge convient à l’auto-entrepreneur qui vend des fournitures, au responsable d’une boutique en ligne, à l’assistante d’une SARL du bâtiment ou au trésorier d’une association. Le besoin apparaît dès qu’un article entre ou sort : réception fournisseur, préparation d’une commande, inventaire mensuel ou lancement d’une nouvelle saison.

Dans l’onglet « Suivi du stock » (image 1), les colonnes couvrent la référence, la désignation, la catégorie, le fournisseur et l’emplacement, puis les mouvements et les seuils. Les lignes d’exemple montrent notamment STK-0001, STK-0002 et STK-0003 ; elles sont des données préremplies, pas une obligation de conserver ces articles.

Un exemple concret de saisie

Une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois peut inscrire ses cartons d’expédition, emballages et consommables. Avec 30 unités initiales, 20 entrées et 48 sorties, le stock théorique ressort à 2 unités. Si le seuil d’alerte est fixé à 5, le statut devient « À réapprovisionner ».

Pour un artisan avec 4 salariés, le même fichier permet de distinguer les consommables stockés à Paris, Lyon ou Nantes. Le tableau de bord (image 2) regroupe ensuite les quantités, la valeur HT et les références à commander sans recompter chaque ligne à la main.

Le prix HT ne remplace pas la valeur comptable

Le fichier calcule une valeur de stock HT à partir du stock théorique et du prix unitaire HT. Il s’agit d’un suivi opérationnel : à la clôture, l’inventaire doit être rapproché des quantités réellement présentes et du traitement comptable prévu par le PCG. Une différence de 12 articles entre le comptage et le fichier doit être expliquée avant la clôture annuelle.

Les taux proposés dans « Listes et consignes » (image 3) comprennent 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %. Le taux normal de TVA est 20 %, le taux intermédiaire 10 %, le taux réduit 5,5 % et le taux super-réduit 2,1 %. Vérifiez le taux applicable à la nature réelle du produit : le modèle ne décide pas à votre place.

Attention aux méthodes de valorisation

Le modèle utilise un prix unitaire HT saisi par article ; il ne calcule ni le FIFO, ni le coût moyen pondéré, ni une dépréciation. Pour 100 unités achetées à 5 € puis 100 à 6 €, un inventaire valorisé au coût moyen donne 550 € pour 100 unités, tandis qu’une sortie en FIFO ne produit pas le même résultat.

Conservez les justificatifs d’achat et les inventaires pendant 10 ans lorsque la durée comptable s’applique. Pour une entreprise assujettie, le stock influence le compte de résultat et le bilan : ne confondez pas le tableau de pilotage avec la valorisation fiscale définitive.

Le stock théorique peut mentir

La première panne vient d’une sortie non saisie. Un atelier possède 50 pièces, en consomme 18 et livre la commande sans mettre à jour la colonne Sorties : Excel affiche 32 alors que le bac en contient 14. Sur 6 semaines, l’écart peut provoquer une commande urgente, un transport express de 120 € ou une livraison client retardée.

Deuxième piège : réutiliser une référence pour deux produits. La consultation par référence du tableau de bord s’appuie sur une recherche exacte ; si deux lignes portent STK-0042, la lecture devient ambiguë. Utilisez une référence unique, comme STK-0042-A et STK-0042-B, plutôt que de corriger le résultat à la main.

Les seuils mal réglés déclenchent de mauvaises commandes

Un seuil d’alerte à 10 et un stock minimum à 20 ne racontent pas la même chose. Dans ce modèle, le statut passe d’abord à « À réapprovisionner » lorsque le stock théorique atteint le seuil d’alerte, puis à « Stock faible » lorsque le stock atteint le minimum selon la logique intégrée. Testez vos seuils avec un article à 5 unités avant de généraliser.

Enfin, un prix HT oublié ou un taux de TVA erroné fausse la valeur et le TTC. Sur 400 articles à 25 € HT, une erreur de 10 % représente 1 000 € de valeur mal estimée. Les formules doivent rester intactes ; seules les cellules de saisie prévues doivent être modifiées.

Un rendez-vous court vaut mieux qu’un inventaire oublié

Fixez une mise à jour à chaque réception et à chaque sortie importante, puis faites un contrôle de 15 minutes le vendredi. Comparez les articles au statut « À réapprovisionner » avec les bons de commande ouverts. Pour une boutique à 300 commandes mensuelles, ce contrôle hebdomadaire évite d’attendre la fin du mois pour découvrir une rupture.

• Utilisez une référence unique par article.
• Renseignez la date dans Dernière mise à jour après chaque mouvement.
• Ajoutez le numéro du bon de livraison dans Observations.
• Dupliquez une copie du fichier avant une modification importante.

Gardez les listes et les formules propres

L’onglet « Listes et consignes » (image 3) centralise les catégories, taux et emplacements utilisés par les listes déroulantes. Ajoutez « Strasbourg - D2 » ou une nouvelle catégorie dans les zones prévues, mais ne déplacez pas les cellules référencées par les validations.

Le tableau est adapté à 100 lignes de références préparées. Au-delà de 10 000 mouvements détaillés, avec plusieurs entrepôts, lots ou historiques de prix, passez à un logiciel de gestion de stock ou à une base structurée. Pour quelques centaines d’articles et des mouvements simples, ce modèle reste le choix le plus rapide : une saisie propre, un contrôle hebdomadaire et une sauvegarde datée suffisent.