Suivi bouteille fluide frigorigène Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Suivi bouteilles et repérez les cellules jaune pâle : ce sont les zones destinées à la saisie.
2. Étape 2 — Ajoutez une ligne par bouteille ou par lot réceptionné. Renseignez l'ID, le numéro de lot, le fluide, la contenance, la quantité initiale et le stock actuel.
3. Étape 3 — Complétez la réception : date, fournisseur, SIRET, site de stockage et technicien responsable.
4. Étape 4 — À chaque intervention, indiquez la date du dernier mouvement, l'opération, la quantité utilisée ou récupérée et le numéro du bordereau.
5. Étape 5 — Pour une consigne, sélectionnez Oui, renseignez le statut bouteille et saisissez la date prévue de retour. L'alerte se déclenche automatiquement si le retour est dépassé.
6. Étape 6 — Consultez l'image 3, dans l'onglet Tableau de bord, pour contrôler les stocks, les retours, les consommations et les tCO₂e. Utilisez l'image 4, dans Mode d'emploi, comme aide de contrôle.

Un technicien frigoriste peut renseigner le fichier au retour d'une intervention, quand la quantité utilisée ou récupérée est encore connue. Le responsable d'agence retrouve ensuite le lot, le fluide, le site, le bordereau et la personne qui a effectué le mouvement, sans fouiller trois carnets différents.

Les entreprises du froid et de la climatisation

Une entreprise de maintenance avec 4 techniciens et 25 bouteilles a besoin d'un niveau de détail supérieur à un simple total de stock. Deux bouteilles de R-410A peuvent avoir des numéros de lot différents, des sites distincts et des dates de retour différentes. Le modèle conserve ces informations sur une ligne par bouteille ou par lot.

L'onglet Suivi bouteilles (image 1) affiche les colonnes d'identification, de fluide, de quantité, de réception, de mouvement et de consigne. Les champs PRG / GWP et Type de fluide sont calculés à partir du référentiel, tandis que les données physiques et opérationnelles restent saisies par l'utilisateur.

Le contrôle du stock avant la tournée

Le magasinier peut vérifier chaque matin les colonnes Stock actuel, Seuil d'alerte et Statut stock. Une bouteille de 25 kg avec 4 kg disponibles et un seuil de 5 kg passe en À commander ; ce n'est pas une interprétation, c'est le résultat de la formule installée dans la colonne J.

L'onglet Référentiel fluides (image 2) regroupe les références R-32, R-410A, R-407C, R-134a, R-1234yf et R-290, ainsi que les sites et techniciens proposés dans les listes déroulantes. Il sert de source unique pour éviter de saisir R410A, R-410 A et R-410A comme trois valeurs différentes.

Le suivi des retours et des justificatifs

Pour une bouteille consignée, le responsable coche Oui, renseigne la date prévue de retour et conserve le numéro de bordereau. Une bouteille prévue le 06/10/2026 et toujours non retournée après cette date apparaît en Retour en retard si son statut n'est pas Retournée.

Le trésorier d'une petite structure ou le responsable environnement peut aussi consulter l'équivalent CO₂. Par exemple, 4 kg de R-410A avec un PRG de 2 088 correspondent à 8,352 tCO₂e selon le calcul du fichier : quantité multipliée par le PRG, divisée par 1 000.

Le fichier ne remplace pas les obligations réglementaires applicables aux fluides frigorigènes. Il sert à garder une trace opérationnelle cohérente des bouteilles, des quantités et des mouvements, notamment dans le cadre du règlement européen relatif aux gaz à effet de serre fluorés, le règlement (UE) 2024/573, applicable depuis 2024.

Habilitation et traçabilité des opérations

La manipulation des fluides frigorigènes par une entreprise doit être réalisée dans le cadre de l'attestation de capacité et par des personnes disposant des compétences requises. Le référentiel du fichier rappelle cette exigence dans la colonne Régime de manipulation : par exemple, R-32 est associé à une habilitation requise et R-410A à une récupération obligatoire avec traçabilité renforcée.

Dans la pratique, renseignez la colonne Dernière opération avec Entrée, Recharge, Récupération, Transfert ou Retour. Ajoutez la quantité en kg et le numéro de bordereau ou justificatif. Une sortie de 21 kg sur une bouteille contenant initialement 25 kg laisse 4 kg selon la formule de quantité restante ; le contrôle physique doit confirmer que cette valeur est réaliste.

PRG, équivalent CO₂ et contrôle des données

Le PRG, ou GWP, permet de convertir une masse de fluide en équivalent CO₂. Le modèle utilise par exemple un PRG de 675 pour le R-32, 2 088 pour le R-410A et 1 774 pour le R-407C. Avec 5 kg de R-407C utilisés ou récupérés, l'équivalent calculé est de 8,870 tCO₂e.

Ne modifiez pas les PRG au hasard dans la feuille de suivi. Corrigez plutôt la ligne correspondante de l'onglet Référentiel fluides, puis vérifiez que le résultat affiché n'est plus À vérifier. Le fichier stocke les formules en anglais, comme VLOOKUP, IF et SUMIF ; Excel en français les affiche automatiquement comme RECHERCHEV, SI et SOMME.SI.

Documents à conserver avec la ligne de suivi

Le numéro de bouteille ou de lot, la date, la quantité, l'opération et le justificatif doivent rester cohérents avec les documents de l'entreprise. Le tableau ne crée pas de bordereau réglementaire et ne certifie pas une opération : il indexe l'information saisie pour faciliter le contrôle.

Mon choix est net : saisissez les mouvements le jour même, plutôt que de reconstituer trois mois de consommation avant un contrôle. Une ligne complétée en 60 secondes coûte moins cher qu'une recherche de 40 bordereaux dans une boîte à gants.

Le problème le plus coûteux n'est pas la formule Excel : c'est la bouteille qui sort du véhicule sans que personne ne mette à jour le fichier. Au bout de 10 interventions, un stock théorique de 80 kg peut afficher 80 kg alors que 23 kg ont été utilisés ou récupérés. La commande arrive alors trop tard, souvent juste avant une grosse tournée de maintenance.

Confondre quantité initiale et stock actuel

La quantité initiale correspond à la réception ; le stock actuel correspond à la mesure ou à l'estimation après les mouvements. Si une bouteille de R-32 reçoit 12 kg et qu'il reste réellement 8 kg, saisissez 12 en quantité initiale et 8 en stock actuel. Mettre 4 kg dans les deux colonnes rend impossible le calcul du taux de consommation et brouille le contrôle du seuil.

Le fichier calcule la quantité restante estimée avec la quantité initiale moins la quantité utilisée ou récupérée. Cette valeur ne remplace pas une pesée. Si la bouteille affiche 6 kg dans Excel mais 4 kg sur la balance, il faut corriger la donnée opérationnelle et rechercher l'écart, pas maquiller la formule.

Choisir le mauvais fluide ou le mauvais lot

Une saisie approximative du fluide peut multiplier les erreurs. Le R-410A possède un PRG de 2 088, contre 675 pour le R-32. Pour 10 kg, l'écart d'équivalent CO₂ atteint 14,13 tCO₂e : 20,880 tCO₂e contre 6,750 tCO₂e. Une mauvaise référence n'est donc pas une simple faute d'orthographe.

Autre cas classique : le technicien sélectionne R-407C mais conserve le numéro de lot d'une bouteille R-410A. Le tableau contient alors une quantité plausible et un calcul correct sur le mauvais matériel. Contrôlez ensemble l'étiquette, le lot et le bordereau avant de valider la ligne.

Oublier la consigne et le justificatif

Une bouteille consignée sans date prévue de retour disparaît du suivi des retours. Une bouteille marquée Oui mais laissée en statut En stock après expédition donne une vision fausse au responsable. Le fichier signale Retour en retard uniquement si la consignation, la date et le statut sont renseignés de façon cohérente.

Enfin, ne tapez pas librement les opérations ou les statuts. Les listes déroulantes existent précisément pour éviter six variantes de Retour et des totaux séparés dans le tableau de bord. Une nomenclature stable vaut mieux qu'un commentaire long et inutilisable.

Un fichier de suivi fonctionne seulement si la saisie est attachée à un moment précis. Le meilleur rituel est court : le technicien complète la ligne juste après l'intervention, le magasinier vérifie les quantités chaque vendredi et le responsable consulte le tableau de bord avant la commande fournisseur.

Le rituel après chaque mouvement

• Scannez ou relevez le numéro de bouteille et le numéro de lot avant de quitter le site.
• Sélectionnez l'opération dans la liste, puis indiquez la quantité utilisée ou récupérée en kg.
• Ajoutez la date, le bordereau et le statut de consigne avant de fermer le fichier.
• Comparez la colonne Stock actuel avec la quantité réellement mesurée dès qu'une bouteille revient au dépôt.

Une intervention avec 3 kg utilisés et un bordereau BSD-2026-0042 doit produire une ligne complète le même jour. Reporter 15 mouvements à la fin du mois multiplie les risques de confusion entre techniciens et entre sites.

Le contrôle hebdomadaire du vendredi

Dans l'onglet Tableau de bord (image 3), contrôlez les indicateurs Nombre total de bouteilles, Bouteilles en stock, Bouteilles à retourner, Bouteilles avec stock faible, quantité restante, quantité consommée ou récupérée, tCO₂e et taux moyen de consommation.

Les trois graphiques facilitent la lecture : stock actuel par fluide, répartition des statuts bouteille et quantité utilisée ou récupérée par mois. Par exemple, si le graphique mensuel affiche 42 kg en mars mais que les bordereaux totalisent 37 kg, arrêtez la clôture et cherchez la ligne manquante.

Quand abandonner le tableur

Le modèle convient à une équipe qui maîtrise une liste de bouteilles et réalise une saisie disciplinée. Passez à un logiciel métier lorsque plusieurs personnes modifient simultanément les données, que les mouvements dépassent régulièrement les lignes préparées, ou qu'il faut gérer des droits d'accès, un historique inviolable et des exports réglementaires.

Conservez alors Excel comme outil d'import ou de contrôle, pas comme registre parallèle. Pour une petite entreprise, mieux vaut un fichier propre vérifié chaque semaine qu'un logiciel complexe que personne ne renseigne.