Facture avec TVA Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Facture et remplacez les coordonnées d'exemple de l'émetteur par votre raison sociale, votre adresse, votre SIRET et votre numéro de TVA intracommunautaire.
2. Remplacez les informations de Camille Dubois par celles de votre client, puis renseignez le numéro séquentiel, la date de facture et l'échéance. Exemple : F2026-0143, 21/07/2026 et 20/08/2026.
3. Saisissez une ligne par produit ou prestation dans le tableau : désignation, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA applicable.
4. Vérifiez les colonnes Total HT, Montant TVA et Total TTC. Pour une prestation de 500,00 € HT à 20 %, le TTC doit être de 600,00 €.
5. Consultez l'onglet Tableau de bord pour contrôler les montants agrégés et repérer une incohérence avant l'envoi.
6. Lisez l'onglet Mode d'emploi si vous modifiez la structure, les taux ou la présentation. Enregistrez ensuite une copie PDF de la facture finale.
7. Archivez le fichier source et le PDF avec les justificatifs commerciaux pendant la durée légale de conservation applicable.

Pour l'indépendant qui facture ses prestations

Un auto-entrepreneur en micro-entreprise ne facture pas la TVA tant qu'il bénéficie de la franchise en base. En revanche, dès qu'il devient redevable de la taxe, ce modèle devient pratique pour éditer ses factures sans transformer chaque prestation en calcul manuel. Avec une mission de 750,00 € HT au taux normal, la facture affiche 150,00 € de TVA et 900,00 € TTC.

Le fichier convient aussi à une entreprise individuelle au réel ou à une SASU qui facture des journées de conseil, des travaux ou des abonnements. Pour une prestation de 1 200,00 € HT à 20 %, une erreur de saisie de 10 points sur le taux représente déjà 120,00 € de taxe mal calculée : la colonne dédiée au taux mérite donc un contrôle systématique.

Pour la petite entreprise qui facture chaque semaine

Dans une SARL du bâtiment, l'assistante de gestion peut reprendre la facture après le passage du responsable de chantier : 4 heures de main-d'œuvre à 55,00 € HT et 300,00 € de fournitures donnent 520,00 € HT avant TVA. Le tableau sépare les quantités, les prix unitaires et les totaux, ce qui limite les allers-retours avec le client.

Une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois peut aussi utiliser le modèle pour quelques factures B2B, mais pas pour produire manuellement 300 documents. Excel reste adapté à une activité de faible volume, à des clients professionnels réguliers ou à une facture ponctuelle ; au-delà, l'export automatisé depuis le logiciel de vente devient plus malin.

Le rôle des trois onglets

L'image 1 montre l'onglet Facture : l'émetteur se trouve à gauche, le client à droite, puis le numéro et les dates apparaissent avant les huit colonnes de détail. L'image 2 présente le Tableau de bord pour contrôler les données regroupées, et l'image 3 montre Mode d'emploi, à consulter avant de modifier les cellules ou les formules.

Les informations qui doivent apparaître

Une facture française doit comporter l'identité et l'adresse du vendeur et du client, la date d'émission, un numéro unique et séquentiel, la date de livraison ou d'exécution, ainsi que la désignation, la quantité et le prix unitaire HT. Le fichier prévoit notamment le SIRET de l'émetteur, le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro de facture, la date et l'échéance.

Pour chaque taux, faites apparaître la base HT, le pourcentage appliqué et le montant de TVA. Les taux usuels sont 20 % pour le taux normal, 10 % pour certains travaux de rénovation et la restauration, 5,5 % pour certains produits alimentaires et livres, et 2,1 % pour certains médicaments remboursables et publications. Ne choisissez jamais 20 % par réflexe : la nature et la destination de la vente commandent le taux.

Le bon régime fiscal avant de remplir le fichier

La franchise en base impose la mention TVA non applicable, article 293 B du CGI et interdit de collecter la taxe. Le régime réel simplifié conduit généralement à une déclaration CA12 annuelle, tandis que le réel normal s'appuie sur une CA3 mensuelle, avec une périodicité trimestrielle possible sous conditions. Une facture avec TVA ne convient donc qu'à une entreprise effectivement redevable.

En 2026, les plafonds de la micro-entreprise restent de 77 700 € de chiffre d'affaires pour les prestations de services BIC/BNC et de 188 700 € pour la vente de marchandises ; ces seuils de régime ne doivent pas être confondus avec les seuils de franchise de TVA. Sous le régime réel, une facture de 2 000,00 € HT à 20 % génère 400,00 € de TVA collectée.

Paiement et conservation

Entre professionnels, le délai est de 30 jours par défaut et peut atteindre 60 jours selon l'accord prévu. Ajoutez les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement lorsqu'elle s'applique. Conservez les factures et pièces comptables pendant 10 ans ; nommez vos PDF avec le numéro séquentiel, par exemple F2026-0142, plutôt que facture-final-final.xlsx.

That filing discipline extends naturally to supplier invoice tracking, where recording due dates, penalties, and payment status keeps every document traceable for the full 10-year retention period.

Le taux choisi sans vérifier la prestation

Le cas le plus coûteux est la facture qui applique 20 % à tout, y compris une opération pouvant relever de 10 % ou de 5,5 %. Sur 8 000,00 € HT de travaux, l'écart entre 20 % et 10 % atteint 800,00 €. Le client réclame alors un avoir, une facture corrigée et parfois le remboursement d'une somme déjà déclarée.

L'erreur inverse existe aussi : appliquer 10 % à une prestation qui relève de 20 %. Pour 3 500,00 € HT, vous collectez 350,00 € au lieu de 700,00 €. Les 350,00 € manquants restent à votre charge si le prix TTC avait été convenu avec le client.

Les informations commerciales laissées en exemple

Le modèle affiche Excel Taf SARL, un SIRET d'exemple, Camille Dubois et le numéro F2026-0142. Envoyer ce document sans remplacer ces champs crée une facture juridiquement et commercialement inutilisable. J'ai déjà vu une entreprise envoyer trois factures avec le mauvais SIRET : le paiement a été bloqué jusqu'à réception de documents rectifiés.

Ne réutilisez pas non plus le même numéro. Une numérotation non séquentielle ou deux factures F2026-0142 adressées à des clients différents compliquent le rapprochement bancaire, le grand livre et la déclaration de TVA. Dupliquez le fichier, mais changez immédiatement le numéro avant de saisir les lignes.

Le TTC contrôlé trop tard

Une quantité de 12 saisie à la place de 2 transforme une ligne de 180,00 € HT en 1 080,00 € HT. À 20 %, le TTC passe de 216,00 € à 1 296,00 € : l'écart de 1 080,00 € peut passer inaperçu si vous ne relisez que le montant final.

Autre piège : confondre un prix TTC reçu d'un fournisseur avec un prix HT à facturer. Pour retrouver le HT d'un prix de 120,00 € TTC à 20 %, il faut diviser par 1,20, soit 100,00 € HT, et non retirer simplement 20 %. Vérifiez enfin l'échéance : une facture datée du 21/07/2026 avec 30 jours de délai ne se paie pas automatiquement le 21/08/2026 si vos conditions prévoient une autre règle de calcul.

The same kind of check applies to shared-cost calculations, where a small percentage or date error can change the amount due just as much as a VAT mistake.

Créer une routine courte et toujours identique

Le meilleur moment pour remplir la facture est juste après la livraison ou la fin de la prestation, pas le dernier jour du mois. Bloquez 15 minutes chaque vendredi : saisissez les opérations terminées, attribuez le numéro suivant et exportez les factures validées en PDF.

Pour une SARL qui émet 25 factures par mois, cette routine évite de reconstituer 25 prestations à la veille de la CA3 ou de la clôture. Pour une activité de conseil avec 8 factures mensuelles, cinq minutes de contrôle par facture suffisent souvent à vérifier le taux, le HT et l'échéance.

Verrouiller la saisie sans compliquer le fichier

• Conservez un fichier modèle vierge et travaillez sur une copie nommée avec le numéro de facture.
• Utilisez une liste de validation pour les taux autorisés : 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 % lorsque ces taux correspondent réellement à vos ventes.
• Ajoutez une mise en forme conditionnelle qui signale une quantité nulle, un prix HT vide ou une échéance antérieure à la date de facture.
• Dupliquez l'onglet ou le fichier uniquement après avoir contrôlé le PDF précédent ; cela évite de modifier une facture déjà envoyée.

Dans le classeur fourni, l'image 1 permet de repérer immédiatement les cellules de saisie grâce au remplissage jaune pâle. L'image 2 sert au contrôle des montants du Tableau de bord, et l'image 3 doit rester votre référence lorsque vous changez la structure.

Quand abandonner le tableur

Passez à un logiciel de facturation dès que plusieurs personnes saisissent, que vous dépassez environ 50 factures par mois ou que vous devez gérer des avoirs, des relances et un export comptable. Pour 300 commandes mensuelles, Excel devient un risque de ressaisie ; gardez-le pour les factures exceptionnelles et utilisez un outil relié à votre catalogue et à votre comptabilité.