Cahier recettes Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Guide et lisez les consignes de saisie avant de modifier le fichier.
2. Dans Recettes, renseignez les cellules de saisie : dates, numéro de facture, client, ville, catégorie, prestation, paiement, statut, montant HT et commentaire.
3. Choisissez une catégorie dans la liste : Conseil, Formation, Vente, Abonnement ou Prestation technique.
4. Sélectionnez le mode de paiement et le statut correspondant à chaque facture.
5. Contrôlez le taux de TVA récupéré automatiquement depuis la table de l’onglet Synthèse.
6. Consultez les indicateurs et les graphiques de Synthèse pour suivre les encaissements et le chiffre d’affaires.
7. Conservez les factures, avoirs, contrats et preuves de règlement avec le fichier, dans un emplacement sécurisé.

Les indépendants qui facturent chaque mois

Un auto-entrepreneur en micro-entreprise peut utiliser ce tableau après chaque facture pour distinguer le chiffre d’affaires facturé du montant réellement encaissé. Un consultant qui émet 12 factures de 1 850 € HT dans l’année dispose ainsi d’un historique propre, avec le statut de chaque règlement et le montant TTC calculé.

L’onglet Recettes convient aussi à une EI, une SASU ou une petite SARL qui veut suivre ses ventes avant transmission au cabinet comptable. Les colonnes Date de facture et Date d’encaissement évitent de confondre la facturation avec la trésorerie réellement reçue.

Le suivi d’une petite activité commerciale

Une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois dépassera rapidement les 100 lignes préparées dans ce fichier : il faudra alors archiver les périodes ou passer à un outil plus structuré. Pour une activité de services avec 20 à 60 recettes mensuelles, le modèle reste très pratique.

Le besoin revient surtout en fin de semaine, quand les règlements bancaires sont rapprochés, puis avant l’échéance de TVA. L’image 1 montre les champs disponibles : client, ville, prestation, mode de paiement, statut, HT, TVA, TTC et commentaire.

Un repère pour le comptable

Le comptable d’une SARL peut demander ce fichier au dirigeant pour préparer la clôture ou contrôler les encaissements. Le trésorier d’une association peut également l’adapter à ses recettes, à condition de vérifier que les catégories et les obligations propres à l’association sont correctement suivies.

Les taux enregistrés dans le modèle

La table de Synthèse associe les cinq catégories proposées à un taux de TVA de 20 %. Le fichier applique donc 20 % aux exemples Conseil, Formation, Vente, Abonnement et Prestation technique. Si une opération relève du taux de 10 %, 5,5 % ou 2,1 %, modifiez la table de taux après avoir vérifié la règle applicable : ne laissez pas 20 % par habitude.

Le calcul est direct : pour 1 000 € HT à 20 %, la TVA atteint 200 € et le TTC 1 200 €. La fonction VLOOKUP récupère le taux selon la catégorie, puis IF calcule la TVA et le montant TTC.

Les régimes à garder en tête

La franchise en base de TVA interdit en principe de facturer la TVA tant que les seuils applicables ne sont pas dépassés. En régime réel simplifié, la déclaration CA12 est annuelle ; au réel normal, la CA3 est généralement mensuelle. Ce cahier suit les montants, mais ne dépose aucune déclaration et ne remplace pas le contrôle de l’espace professionnel impots.gouv.fr.

Les plafonds de micro-entreprise à retenir pour les activités courantes sont de 77 700 € pour les prestations de services BIC/BNC et 188 700 € pour la vente de marchandises. Le montant réellement encaissé doit aussi être cohérent avec les déclarations adressées à l’URSSAF.

Les justificatifs

Conservez les pièces comptables pendant 10 ans : factures, avoirs, relevés bancaires et preuves de paiement. Une facture doit notamment comporter un numéro séquentiel, les coordonnées, le SIRET, les dates, le détail de la TVA et, lorsque nécessaire, le numéro de TVA intracommunautaire.

Confondre facture émise et règlement reçu

La faute la plus coûteuse consiste à marquer une facture Encaissée dès son émission. Une facture de 2 400 € TTC saisie comme réglée gonfle immédiatement le montant encaissé, alors que la banque n’a peut-être encore rien reçu. Le statut À encaisser doit rester en place jusqu’à la vérification du paiement.

Le modèle sépare volontairement Date de facture et Date d’encaissement. Ne remplissez pas la seconde avec la date d’émission : vous perdriez le délai réel entre facturation et trésorerie.

Laisser un mauvais taux par catégorie

Si une prestation à 1 500 € HT est soumise à 10 % mais reste rattachée à une catégorie réglée à 20 %, la TVA calculée sera de 300 € au lieu de 150 €. L’écart de 150 € par facture devient 1 800 € sur 12 opérations. La table J5:K9 doit donc être contrôlée avant chaque nouvelle période.

Créer des doublons

Une facture saisie deux fois avec deux numéros différents produit un chiffre d’affaires artificiellement augmenté. Avant d’ajouter une ligne, recherchez le numéro de facture et vérifiez le client, le montant HT et la date.

Autre piège : supprimer les formules des colonnes A et L à O pour corriger une valeur. Vous cassez alors le calcul du numéro, de la TVA, du TTC ou du mois. Saisissez uniquement les champs prévus, puis vérifiez Synthèse : si 10 factures de 1 000 € HT à 20 % sont enregistrées, le total attendu est 10 000 € HT, 2 000 € de TVA et 12 000 € TTC.

Oublier les données personnelles

Les noms de clients et les villes sont des données personnelles. Le RGPD impose de limiter les informations au nécessaire, de restreindre l’accès au fichier et d’éviter son envoi sans protection par courrier électronique.

Le bon rythme de saisie

La méthode la plus fiable consiste à saisir une recette dès l’émission de la facture, puis à revenir dessus lors du rapprochement bancaire. Réservez 15 minutes chaque vendredi : vérifiez les paiements reçus, passez les statuts à Encaissée et repérez les lignes En retard.

Avant la déclaration de TVA ou la clôture mensuelle, ouvrez Synthèse. Contrôlez le total HT, la TVA, le TTC et la ligne Montant à encaisser. L’image 2 montre les indicateurs et l’analyse mensuelle ; les graphiques comparent les recettes TTC par mois, par mode de paiement et par catégorie.

Une routine simple à tenir

• Utilisez toujours le même format de numéro de facture, par exemple FAC-2026-001.
• Ne modifiez les taux de TVA dans Synthèse qu’après validation de la catégorie fiscale.
• Ajoutez le motif dans Commentaire pour les acomptes, avoirs ou règlements partiels.
• Faites une copie mensuelle du fichier avant toute modification importante.

Quand quitter Excel

Ce modèle est adapté à un suivi manuel de taille raisonnable, mais les 100 lignes préparées ne conviennent pas à une boutique traitant 300 commandes mensuelles. Si plusieurs personnes saisissent en même temps, si les avoirs et paiements partiels se multiplient, ou si vous devez produire une facture électronique via Chorus Pro, passez à un logiciel de facturation et de comptabilité.

L’image 3 montre le Guide : utilisez-le comme rappel lors de chaque nouvelle période, notamment pour la conservation des documents et la protection des données. Un cahier tenu chaque semaine vaut mieux qu’un fichier complet abandonné jusqu’à la clôture.