Commercial & Clients
Prospection Excel - Modèle Gratuit
Fichier de prospection Excel avec relances, pipeline pondéré, listes déroulantes et tableau de bord commercial pour suivre vos opportunités.
2026-09-17
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Ce fichier de prospection Excel centralise vos entreprises, contacts, statuts, relances et opportunités commerciales. Il contient un onglet Prospects pour la saisie, un Tableau de bord avec indicateurs et graphiques, un onglet Paramètres pour les listes déroulantes et un Mode d'emploi.
Chaque ligne peut suivre une entreprise de l'ajout jusqu'à la signature. Le modèle calcule automatiquement les jours avant relance, la probabilité associée au statut et la valeur pondérée du pipeline.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Centralisez 100 lignes opérationnelles de prospects dans l'onglet Prospects, avec filtres et volets figés sur la ligne d'en-tête.
- Repérez les relances dépassées grâce au calcul automatique des jours restants et au signalement visuel prévu dans le fichier.
- Évaluez votre pipeline potentiel en euros HT, puis distinguez le montant brut de sa valeur pondérée par probabilité.
- Suivez le taux de conversion, les affaires gagnées, les prospects actifs et le montant moyen des opportunités depuis un seul écran.
- Attribuez chaque contact à un commercial et analysez la valeur pondérée par personne.
- Évitez les saisies incohérentes avec des listes déroulantes pour les statuts, sources, commerciaux, secteurs et villes.
- Analysez la provenance de vos prospects grâce au tableau de répartition par source et aux trois graphiques du tableau de bord.
Le guide pas à pas
- Ouvrez l'onglet Paramètres et vérifiez les statuts, probabilités, sources, commerciaux, secteurs et villes proposés dans les listes.
- Dans Prospects, saisissez un identifiant, la date d'ajout, l'entreprise, le contact, sa fonction, la ville et le secteur d'activité.
- Choisissez une source, un statut et un commercial dans les listes déroulantes. Ne tapez pas une variante du statut : le tableau de bord s'appuie sur les libellés exacts.
- Renseignez le dernier contact, la prochaine relance, le montant potentiel HT, le dernier résultat et vos commentaires.
- Contrôlez les colonnes calculées : Jours avant relance, Probabilité (%) et Valeur pondérée. Une opportunité de 48 000 € avec 70 % de probabilité produit 33 600 € pondérés.
- Consultez Tableau de bord pour lire le pipeline, les retards, le taux de conversion et les répartitions par statut, commercial et source.
- À chaque revue hebdomadaire, actualisez les résultats, marquez Gagné ou Perdu quand la décision est connue, puis planifiez la prochaine action.
Les fonctionnalités incluses
Onglet Prospects avec 18 colonnes : identité du prospect, coordonnées, statut, commercial, dates, montant, résultat et commentaires.
Calcul automatique des jours avant relance avec la formule basée sur TODAY(), sans ressaisie quotidienne.
Recherche de la probabilité standard du statut avec VLOOKUP dans l'onglet Paramètres.
Calcul de la valeur pondérée par multiplication du montant potentiel HT et de la probabilité.
Listes déroulantes sur les statuts, sources, commerciaux, secteurs d'activité et villes pour les lignes 2 à 101.
Tableau de bord avec nombre total, prospects actifs, affaires gagnées, taux de conversion, pipeline HT, pipeline pondéré, montant moyen et retards.
Trois graphiques de répartition par statut, source et commercial, alimentés par les formules COUNTIF et SUMIF.
Qui utilise un fichier de prospection Excel en France
Un fichier de prospection sert au commercial qui veut savoir qui rappeler, quand le faire et quelle affaire mérite son temps. Dans une petite agence de conseil, une boutique B2B ou une entreprise du bâtiment, le vrai risque n'est pas de manquer de contacts : c'est de perdre le fil entre le premier échange, le devis et la décision.
Le quotidien d'un commercial indépendant
Un indépendant peut enregistrer un contact trouvé sur LinkedIn, une recommandation ou un salon professionnel, puis choisir le statut Nouveau, Contacté ou Rendez-vous obtenu. Le fichier conserve le nom de l'entreprise, la personne, sa fonction, la ville, le secteur et le dernier résultat. Avec 40 prospects actifs et 8 relances prévues dans la semaine, la colonne Prochaine relance donne une file de travail bien plus exploitable qu'une boîte mail.
Le suivi d'une petite équipe
Dans une société de services de 4 commerciaux, l'attribution dans la colonne Commercial évite les doublons. Le tableau de bord additionne le nombre de prospects et la valeur pondérée par personne : un commercial avec 6 dossiers à 10 000 € et 50 % de probabilité porte 30 000 € de pipeline pondéré.
Le pilotage du dirigeant
Le dirigeant consulte les indicateurs avant la réunion commerciale hebdomadaire. Le fichier peut contenir jusqu'à 100 lignes préparées dans Prospects : c'est adapté à une activité qui suit quelques dizaines d'opportunités, pas à une base de plusieurs milliers de contacts. L'image 1 montre les 18 colonnes de la feuille Prospects, de l'ID prospect aux commentaires.
L'image 2 présente le Tableau de bord commercial avec ses indicateurs et ses graphiques. L'image 3 montre les listes de référence de Paramètres ; l'image 4 résume l'utilisation de chaque onglet dans Mode d'emploi.
Les règles françaises à respecter dans votre prospection
Un fichier de prospection contient souvent des noms, fonctions, adresses professionnelles et historiques d'échanges. Ces données relèvent du RGPD : la CNIL attend une finalité claire, une base légale, une information des personnes et une durée de conservation cohérente. Le registre des traitements prévu par l'article 30 du RGPD doit identifier ce traitement lorsqu'il est requis.
Prospecter ne dispense pas d'informer
Pour un email commercial, indiquez clairement l'identité de l'entreprise et prévoyez un moyen simple de ne plus recevoir de sollicitations. Une adresse professionnelle nominative reste une donnée personnelle. Conservez la preuve de l'origine du contact : site web, LinkedIn, salon professionnel, recommandation ou appel sortant sont précisément les sources proposées dans Paramètres.
Une durée maîtrisée plutôt qu'un carnet éternel
La CNIL recommande une conservation limitée des prospects non actifs ; pour la prospection commerciale, la référence couramment appliquée est de 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact pour les particuliers, avec opposition immédiatement respectée. Pour les contacts professionnels, documentez votre durée et vos critères d'effacement : garder indéfiniment 100 lignes simplement parce que le fichier le permet est une mauvaise pratique.
Protéger le classeur
Stockez le fichier dans un emplacement professionnel contrôlé, limitez les accès et évitez de l'envoyer en pièce jointe sans protection. Une violation de données doit être documentée et peut devoir être notifiée à la CNIL sous 72 heures selon l'article 33 du RGPD. Le modèle ne remplace ni un registre RGPD ni une procédure d'habilitation.
La position pratique est nette : pour 80 prospects et une équipe de 2 personnes, un classeur protégé peut suffire ; au-delà de 300 contacts ou avec plusieurs utilisateurs simultanés, un CRM devient plus sûr pour gérer les droits, l'historique et les suppressions.
Les ratés qui font perdre des opportunités commerciales
Le premier raté est la date de relance laissée vide. Sans Prochaine relance, la formule des jours restants ne peut rien calculer : un prospect intéressé peut disparaître du radar pendant 15 jours, puis choisir un concurrent. Dans le fichier, une date dépassée produit un nombre négatif ; 03/09/2026 affiché après l'échéance signifie qu'il faut agir, pas modifier la date pour faire disparaître le rouge.
Un statut mal choisi fausse tout le pilotage
Écrire gagné, Gagnée ou Contrat signé au lieu de Gagné casse les comptages fondés sur COUNTIF. L'affaire n'entre alors ni dans les ventes gagnées ni dans le taux de conversion. Même problème avec Perdu : tant que le statut reste Proposition envoyée, le dossier gonfle artificiellement les prospects actifs.
Le pipeline gonflé aux chiffres optimistes
Une opportunité de 50 000 € annoncée à 100 % alors que le devis n'est pas envoyé affiche 50 000 € pondérés au lieu de 35 000 € avec une probabilité de 70 %. Sur 10 dossiers de ce type, l'écart peut atteindre 150 000 € entre le rêve commercial et une prévision raisonnable. Les probabilités standard de Paramètres vont de 10 % pour Nouveau à 100 % pour Gagné ; utilisez-les comme base, pas comme vérité automatique.
Les données qui ne permettent aucune relance
Une ligne avec seulement le nom de l'entreprise ne donne ni personne à appeler ni contexte. Dans la pratique, 30 minutes de recherche avant chaque appel sur 20 prospects représentent 10 heures perdues. Renseignez Contact, Fonction, Dernier résultat et Commentaires : « devis demandé après démonstration » permet une action, « à rappeler » ne permet rien.
Autre piège : effacer une formule dans M, O ou P. Les colonnes calculées couvrent les lignes 2 à 101 ; si une cellule est remplacée par une valeur fixe, le résultat ne se mettra plus à jour avec la date ou le statut.
Transformer le fichier de prospection en routine commerciale
Un fichier ne devient utile que s'il est ouvert à un moment fixe. Bloquez 20 minutes chaque vendredi pour traiter les relances échues, renseigner le dernier résultat et programmer la prochaine date. Le Mode d'emploi recommande une revue hebdomadaire : gardez ce rendez-vous, même lorsque le pipeline paraît calme.
Le rituel du vendredi
- Filtrez les lignes dont Jours avant relance est inférieur à 0 et traitez-les en priorité.
- Après chaque appel ou email, mettez à jour Dernier contact, Dernier résultat et Commentaires.
- Si aucune suite n'est attendue, sélectionnez Perdu ; si le contrat est signé, sélectionnez Gagné.
- Ouvrez Tableau de bord et comparez le pipeline potentiel au pipeline pondéré.
Une saisie qui tient dans le temps
Utilisez les listes déroulantes plutôt que de retaper les statuts. Si votre activité change, modifiez les listes dans Paramètres, puis vérifiez les choix dans Prospects. Ne remplacez pas les formules de M, O et P : elles calculent respectivement le délai, la probabilité issue du statut et la valeur pondérée.
Pour une équipe de 3 commerciaux qui ajoute 5 prospects par semaine, une revue de 30 minutes suffit souvent à maintenir 60 à 80 lignes propres. Le dirigeant peut ensuite comparer, par exemple, 120 000 € de pipeline potentiel à 54 000 € de pipeline pondéré et décider où concentrer les appels.
Le moment de passer au CRM
Passez à un logiciel quand plusieurs personnes modifient le fichier en même temps, quand vous dépassez les 100 lignes préparées ou quand il faut historiser chaque email et chaque tâche. Tant que vous suivez une équipe réduite et un volume maîtrisé, ce modèle reste plus rapide qu'un outil surdimensionné.
Questions fréquentes sur ce modèle
L'onglet Prospects est préparé pour 100 lignes de données, de la ligne 2 à la ligne 101. C'est adapté à une petite équipe ou à un indépendant qui suit quelques dizaines d'opportunités actives.
Oui. La colonne Valeur pondérée multiplie le Montant potentiel HT par la Probabilité (%) associée au statut. Par exemple, 12 500 € avec 20 % de probabilité donnent 2 500 € pondérés.
La colonne Jours avant relance soustrait la date du jour à la Prochaine relance. Une valeur négative indique une échéance dépassée. Le Mode d'emploi prévoit une revue hebdomadaire des lignes concernées.
Oui. Modifiez les listes de l'onglet Paramètres, notamment les statuts, sources, commerciaux, secteurs et villes. Les listes déroulantes de Prospects utilisent ces références pour guider la saisie.
Le Tableau de bord affiche le nombre total de prospects, les prospects actifs, les affaires gagnées, le taux de conversion, le pipeline potentiel HT, le pipeline pondéré HT, le montant moyen des opportunités et les relances en retard. Il comprend aussi trois graphiques.
Non. Le classeur organise vos données mais ne remplace pas vos obligations RGPD. Vous devez définir une finalité, informer les contacts, limiter les accès, gérer les oppositions et appliquer une durée de conservation documentée.
Qui est derrière ce modèle